Einlassmanagement für Clubs und Events
Gästeliste planen, Check-in per App, Anwesenheitsliste automatisch dokumentiert — in einer Software. Für Clubs, Veranstalter und geschlossene Events. 10 Events kostenlos, kein Abo.
Was digitales Einlassmanagement ausmacht
Einlassmanagement bedeutet: Der Veranstalter weiß vor, während und nach der Veranstaltung, wer eingelassen wurde. Klassisch läuft das über eine ausgedruckte Gästeliste am Klemmbrett, WhatsApp-Nachrichten zwischen Promotern und Türsteher-Team sowie eine Excel-Datei im Büro. Das funktioniert bei kleinen Events, wird bei mehreren Promotern und wechselnden Türsteher-Schichten aber schnell fehleranfällig.
Eine Einlassmanagement App fasst diese Schritte in einem System zusammen: Gästelisten werden im Web gepflegt, Promoter tragen ihre Gäste selbst ein, das Türsteher-Team checkt am Eingang per Tablet ein — und die Anwesenheitsliste entsteht automatisch. Nach dem Event steht eine dokumentierte Aufstellung zur Verfügung, wer wann eingelassen wurde und welcher Promoter wie viele seiner angemeldeten Gäste tatsächlich mitgebracht hat.
Warum Papier und Excel im Einlass nicht mehr tragen
Excel ist nie aktuell
Der Promoter meldet 20 Minuten vor Türöffnung noch drei Gäste nach — auf der ausgedruckten Liste tauchen sie nicht mehr auf.
Handschriftliche Häkchen sind nicht auswertbar
Wer war da, wer nicht, wie viele Begleitpersonen — nach dem Event kaum rekonstruierbar, geschweige denn pro Promoter aufgeschlüsselt.
DSGVO-Nachweis fehlt
Wer eine physische Gästeliste vergisst oder wegwirft, hat keinen Nachweis über den Umgang mit personenbezogenen Daten.
Der Einlassmanagement-Prozess in drei Schritten
1. Gästeliste planen
Admin legt das Event an, verteilt Kontingente an Promoter, fügt VIP-, Presse- und Partner-Listen hinzu. Promoter tragen ihre Gäste über einen eigenen Link selbst ein — kein Sammeln per WhatsApp.
2. Check-in an der Tür
Türsteher öffnet die App auf dem Tablet, meldet sich per PIN an und sieht die aktuelle Liste. Name eintippen, antippen, Gast ist eingecheckt — inklusive Begleitpersonen. Funktioniert auch offline.
3. Anwesenheitsliste & Auswertung
Nach dem Event steht die vollständige Anwesenheitsliste bereit: wer war da, wann eingelassen, wie viele Begleitpersonen, welcher Promoter. PDF-Export für die Buchhaltung, Kennzahlen pro Promoter für die nächste Planung.
Was eine Einlassmanagement App leisten sollte
Zentrale Gästeliste
Alle Listen — VIP, Presse, Promoter, Partner — in einer Ansicht, live aktualisiert bis zum Türöffnen.
Check-in per Tablet
Suche und Check-in in unter einer Sekunde. Kein Bestätigungsdialog, kein Umweg.
Anwesenheitsliste automatisch
Dokumentiert Uhrzeit, Begleitpersonen und Türsteher pro Check-in. PDF-Export inklusive.
Rollen für Türsteher & Promoter
Jede Rolle sieht nur, was sie braucht. Türsteher sieht keine Promoter-Provisionen, Promoter sieht nur eigene Liste.
Echtzeit-Sync über alle Türen
Mehrere Tablets parallel möglich. Ein Gast kann nur einmal einchecken, unabhängig von der Tür.
DSGVO-konforme Ablage
Server in Deutschland, Daten löschbar nach Event, AV-Vertrag verfügbar.
Häufige Fragen zu Einlassmanagement und Anwesenheitsliste
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